Chatbot per la segreteria medica: vantaggi, rischi e 4 casi d’uso

Molte organizzazioni del mondo sanitario stanno già utilizzando vari tipi di nuova tecnologia per effettuare, ad esempio, l’analisi predittiva.

Secondo un recente studio, entro tre anni le tecnologie avranno un maggiore impatto sulle realtà mediche di quanto non facciano già oggi. 

Tra queste ci sono anche i chatbot e voicebot, dotati di intelligenza artificiale, per dare un enorme contributo alle strutture, specialmente segreterie e front office, per la gestione della relazione con il paziente.

Vediamo assieme cosa c’è da sapere sui chatbot per il settore medico e come possono essere utili per la segreteria medica.

Nel contesto medico, i chatbot basati sull’intelligenza artificiale possono essere utilizzati per effettuare un primo triage, raccogliendo accuratamente i dati sui sintomi rilevati ed aiutando i medici nella rilevazione della malattia.

I chatbot raccolgono informazioni di base dai pazienti e quindi, in base all’input, forniscono ai pazienti ulteriori informazioni sulle loro condizioni e suggeriscono i passaggi successivi.

I chatbot dotati di intelligenza artificiale possono supportare la segreteria medica alleggerendo i carichi di lavoro quotidiani.

Possono gestire ad esempio le richieste di appuntamento, attraverso qualunque canale di contatto la struttura sanitaria abbia messo a disposizione dei pazienti.

In questo caso non un triage, ma un vero e proprio collega virtuale che raccoglie le informazioni e registra direttamente nell’agenda digitale l’appuntamento, potendo raccogliere anche i dati della sintomatologia del paziente per renderli già disponibili al medico e alla segreteria.

Ciò è particolarmente rilevante nella situazione odierna, dove la diffusione del COVID-19 pone un onere senza precedenti sugli assistenti delle strutture mediche.

Altri vantaggi dei chatbot dotati di intelligenza artificiale sono:

• migliore organizzazione degli appuntamenti dei pazienti;
• gestione dei farmaci;
• soluzioni immediate per problemi di salute meno gravi.

I chatbot possono anche risolvere problemi specifici, come ad esempio i no-show agli appuntamenti.

Queste soluzioni tecnologiche aiutano a ridurre il numero di mancate presentazioni soprattutto per visite mediche specifiche ed importanti, come quelle per la prevenzione di alcune patologie e malattie. Diverse strutture sanitarie hanno rilevato che in alcuni casi si raggiunge il picco del 40% di pazienti che non si presenta all’appuntamento.

Quando questi strumenti sono personalizzati e dotati di intelligenza artificiale, possono ricordare ai pazienti i loro appuntamenti e li possono incoraggiare a presentarsi alla visita medica prenotata, affrontando le preoccupazioni e fornendo informazioni in modo reattivo e colloquiale.

Dall’altra parte, la struttura medica attraverso un portale dedicato ai dati raccolti dai chatbot, può monitorare la soddisfazione dei pazienti, le cancellazioni, le mancate presentazioni e le visite avvenute.

Una delle principali preoccupazioni nell’uso dei chatbot in ambito medico è la privacy degli utenti. Gli utenti di tali prodotti software potrebbero essere riluttanti a condividere le proprie informazioni personali con i bot. 

Può capitare che i pazienti siano scettici nel condividere le informazioni sulle proprie condizioni mediche con un chatbot. Questo perché sembra loro meno affidabile rispetto alla condivisione delle stesse informazioni con un assistente reale.

Le aziende serie e competenti che creano questo tipo di soluzioni fanno del loro meglio per implementare misure di sicurezza dei dati e per garantire che i loro chatbot o voicebot siano a prova di attacchi informatici.

Ora che sai come funzionano i chatbot, ecco 5 casi d’uso nella segreteria medica e i benefici che si possono trarre dal loro utilizzo.

Gestire e rispondere alle domande frequenti (FAQ)

La segreteria si ritrova spesso a dover fornire informazioni ai pazienti della struttura medica. Molto spesso, queste richieste di informazione sono sempre le stesse e molto frequenti, su più canali: dal telefono alla form sul sito web.

In molti siti web, anche di strutture mediche, è presente una sezione dedicata proprio alle domande frequenti. Spesso non basta.

Si può trasformare questa sezione in un chatbot interattivo sulla home page del sito web della struttura medica per rispondere alle richieste generali.

Non solo, è possibile renderlo fruibile anche nella versione telefonica, lasciando così libera la linea per chi ne ha più la necessità.

Per fare un esempio concreto, un bot può rispondere a domande come ad esempio:

• Quali documenti sono necessari per effettuare la prenotazione di un appuntamento?
• Quali referti precedenti devo presentare per la visita medica?
• Quanto costa la visita?
• Ci sono convenzioni con la mia assicurazione?
• Quali sono gli orari della struttura?

In questo caso il chatbot ha una funzione di centro unico per le informazioni e può rispondere a tutte le domande generali in pochissimo tempo, gestendo più richieste contemporaneamente. I pazienti non hanno bisogno di chiamare la clinica o perdere tempo a navigare nel sito web per trovare le informazioni di cui hanno bisogno.

Pianificazione degli appuntamenti

L’idea di un chatbot collegato a un’agenda digitale non è una novità. Ma nel contesto medico, tali bot consentirebbero di programmare facilmente gli appuntamenti e di riempire l’agenda senza buchi di orario. Ad esempio, un chatbot può programmare e annullare (su richiesta dei pazienti) gli appuntamenti, inviare risultati di laboratorio e promemoria di follow-up.

Un chatbot studiato appositamente per le esigenze di un centro medico potrebbe consentire ai pazienti di prenotare gli appuntamenti in meno di un minuto senza mai dover entrare in contatto con un addetto alla segreteria.

Grazie a tale implementazione, i pazienti possono:

• indicare in modo semplice il medico con il quale intendono prenotare il proprio appuntamento;
• scegliere la fascia oraria, in base soprattutto agli orari disponibili in agenda;
• dare le proprie informazioni personali;
• aggiungere informazioni sui propri sintomi in modo che il medico venga informato sul motivo della visita.

Il bot può inviare successivamente messaggi di follow-up tramite sms, e-mail, via telefono e persino via app di messaggistica per ricordare ai pazienti i loro appuntamenti.

Il più grande vantaggio che ne consegue, è che i chatbot possono gestire contemporaneamente molte richieste e il personale non ne verrà sopraffatto. Non importa quante conversazioni dovrà gestire in contemporanea, il chatbot è in grado di gestirle tutte.

Verifica dei sintomi

Chi lavora in ambito medico ha imparato per via della pandemia COVID, che implementando un bot si possono controllare e registrare i sintomi dei pazienti e comprendere quali siano le condizioni mediche senza che il paziente si rechi fisicamente nella struttura medica.

I chatbot che utilizzano l’elaborazione del linguaggio naturale possono comprendere le richieste dei pazienti indipendentemente dagli input. Quando dotati di Intelligenza Artificiale, i chatbot hanno un’elevata precisione nella rilevazione delle risposte, essenziale per la rilevazione dei sintomi.

Ad esempio, un chatbot può aiutare i pazienti a controllare i loro sintomi e, sulla base della diagnosi, a prenotare un appuntamento, a rispondere alle loro domande e persino a offrire un consulto diretto di telemedicina con un medico tramite chat video.

Il chatbot è un vantaggio per tutti, pazienti, medici e segreteria medica.

• I pazienti possono risparmiare tempo e denaro quando si tratta di piccoli disturbi che possono essere curati con farmaci da banco;
• I medici hanno tempo da dedicare ai pazienti che richiedono maggiormente la loro attenzione e le loro cure; 
• La segreteria medica potrà gestire molto più semplicemente le richieste che riceve in segreteria da parte dei pazienti.

Monitoraggio dello stato di salute

Anche i pazienti che necessitano di assistenza medica costante o periodica possono beneficiare dei chatbot.

Non dovrà essere la segreteria medica a contattarli periodicamente per registrare il loro stato di salute, lo farà il bot.

Ad esempio, un bot può registrare in modo preciso e dettagliato le condizioni di salute rilevate e aiutare i medici a valutare gli effetti dei farmaci e delle cure prescritti.

Si può quindi creare un chatbot per le persone che si sottopongono a cure mediche a lungo termine. I pazienti attraverso il bot beneficiano del fatto di essere costantemente monitorati dalla struttura medica sul loro stato di salute, e ricevere promemoria dei farmaci da assumere.

In futuro, ci saranno soluzioni chatbot sempre più efficienti. Si potranno combinare assieme molte delle funzionalità sopra menzionate.

C’è sicuramente molto spazio per la crescita nel settore sanitario quando si tratta di Intelligenza Artificiale e altre soluzioni tecnologiche innovative.

I tassi di adozione di tecnologie avanzate sono in aumento e un numero crescente di strutture mediche sta cercando nuovi modi per snellire i propri processi e ridurre i tempi di attesa.

Per ulteriori informazioni su come il settore medico utilizza le moderne tecnologie, tieni d’occhio il nostro blog. E se desideri arricchire la tua attività medica con un chatbot personalizzato, non esitare a contattarci. 

Siamo felici di poterti aiutare!